Altså mails med data som f.eks. CPR-numre, helbreds- eller personaleinformationer.
Kort sagt mails der indeholder informationer, vi ikke selv synes ville være sjovt at få råbt ud i kantinen.
Sikker mail pr. 1. januar 2019
1. januar 2019 træder den nye praksis omkring ‘sikker mail’, i kraft
Det betyder at nu skal private virksomheder også anvende kryptering ved transmission af fortrolige og følsomme personoplysninger med e-mail via internettet.
’Sikker mail’ er en egentlig et paraplyord der dækker over flere elementer der skaber en mail der er sikker og beskytter de involverede parter.
Helt overordnet er der 3 elementer du skal have styr på når du skal have ”sikker mail”.
1 – Kryptering af mails
Sikker mail betyder at dine mails krypteres. Dette sikrer dem mod hackere, når mails bevæger sig fra afsender til modtager, fra server til server.
Truslen fra hackerne vokser konstant og kryptering sikrer både dig og de personer der omtales i mailen.
Når dine mails ikke er krypteret svarer det lidt til at du sender dit CPR-nummer og din sygehistorie til din kammerat – som postkort.
Når dine mails er krypteret sender du de samme informationer, nu bare med kurer og i en forseglet konvolut – som ikke kan åbnes af andre end dig og modtageren/modtagerne.
2 – Sikker mail med Nem ID signering
Sikker mail inkluderer muligheden for at kunne signere mails med NEM ID.
ID certifikatet kan eksempelvis bruges når der skal underskrives kontrakter, papirer fra banken eller kommunen.
NEM ID certifikatet gemmes både hos modtager og afsender.
En NEM ID signatur / et NEM ID certifikat gør det fuldstændig entydigt hvem der har skrevet under på dokumentet.
Modsat hvis du f.eks. fremsender en mail og får et almindeligt ”ok” tilbage. Her kan det altid bestrides om en anden havde adgang til din computer på det tidspunkt og sendte den pågældende mail.
Dette kan ikke bestrides med et NEM ID certifikat.
Du er altså også bedre sikret i en evt. retssag, hvis dette skulle blive aktuelt.
3 – Tidsstempling
GDPR der trådte i kraft maj 2018, har et tidsperspektiv. Her handler det primært om hvor længe virksomheder må opbevare data.
Sikker mail skal derfor indeholde automatisk registrering af hvornår mails er sendt, åbnet og modtaget. Tidsregistrering skal påføres af systemet og må ikke være editerbart.
Få opsat ”Sikker mail”
Vi opsætter ‘sikker mail’ for enkeltmandsvirksomheder og op. For virksomheder med enkelt-miljøer eller Mac og Windows-hybrider.
Vi følger de retninger der er gældende og de muligheder der ligger i de gældende mail-systemer.